市各有关单位：

为深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要批示精神，贯彻实施好新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）等法律法规，落实全市档案工作会议精神，进一步提升全市档案工作法治化、规范化、科学化水平，依法依规查处档案违法违规行为，市档案局组织检查组于2022年10月9日至19日对市司法局、市民政局、市供销社、市生态环境局、市工商联等5个市直机关，梧州水文中心、桂东公路发展中心2个区直驻梧单位，中国人寿梧州分公司、中国邮政集团有限公司梧州分公司2家企业和市技工学校等10个单位进行了档案行政执法检查。现将检查情况通报如下：

一、档案行政执法检查情况

检查以自查和现场检查相结合的方式进行，在各单位自查的基础上，检查组通过听取汇报、实地检查、现场反馈等形式开展现场检查。根据《档案法》规定，着重检查各单位落实档案工作责任制和管理制度，档案库房、设施、设备配置使用，档案工作人员管理，档案收集、整理、保管和提供利用，档案信息化建设和信息安全保障及对所属单位的档案工作监督和指导情况等六个方面情况。从检查情况看，各单位都比较重视档案管理工作。

（一）档案工作机制比较健全。各单位建立了档案工作协调机制，明确分管档案工作的领导、责任科室及岗位职责，档案保管、保密、利用等制度较为完善，大多数单位落实了档案工作涉及的经费开支，将档案工作纳入单位年度工作计划，与业务工作结合，推进实施。如市司法局将档案工作纳入了单位年度工作计划，市生态环境局、市工商联将档案归档整理工作费用纳入了2022年度预算。

（二）档案保管条件进一步好转。各单位比较重视档案安全管理，基本设置了档案库房，配备有铁质档案柜或文件柜存放档案资料，大多数单位库房内配备有温湿度调控以及一些必要的消防、安防设备设施。如中国邮政梧州市分公司库房环境良好，“八防”设施符合配备要求；市民政局将档案室用灭火器更换为符合规定的二氧化碳灭火器；梧州水文中心、市供销社设置了相应了档案业务用房。

（三）档案工作人员配备到位。各单位确定了档案管理专（兼）职人员，人员配备基本能满足日常档案工作开展。档案工作人员能按要求参加市档案局、本单位组织的档案业务培训，通过学习增强档案业务知识与能力。如桂东公路发展中心、市技工学校配备了专人负责档案工作。

（四）档案进行了收集整理。各单位对文书档案的收集范围和保管期限进行划分，按年度、保管期限进行收集、整理，部分单位通过第三方公司外包服务或外聘人员方式进行档案整理及数字化加工，档案质量基本符合规范要求。使用档案管理系统软件对档案目录进行录入及管理，方便日常管理及利用。如中国人寿梧州分公司自2006年开始使用总公司“综合办公管理信息平台”整理电子档案。

二、档案行政执法检查发现的问题

（一）档案管理制度不够健全，执行落实不到位。主要表现为：一是未建立健全档案安全工作机制以及档案安全应急预案等制度，少部分单位未将档案工作纳入年度工作计划，未组织开展档案安全演练，日常安全检查未进行记录；二是档案和人员出入库房未进行登记或信息不完整；三是档案查阅利用审批登记手续不完善，甚至无查阅利用记录。

（二）档案库房环境存在一定的安全隐患。主要表现为：一是部分单位办公、整理、阅览等业务用房不足；二是库房内不同程度存在放置杂物的情况；三是库房布局欠规范，排架较凌乱，标识不清晰，不利于管理利用；四是库房设备设施不足或不符合规范，例如缺乏视频监控设施或温湿度记录仪、消防使用干粉灭火筒、水喷淋灭火设施未封闭等。

（三）文件材料收集不齐全，归档整理质量有待提高。主要表现为：一是部分单位不重视日常文件材料的积累，归档不齐全，整理不规范，如照片、录音、录像、实物档案及专业档案收集整理不齐全；二是文书档案存在装盒不规范、档号标注不清、目录格式不符等整理问题；三是部分单位存在积存历年文件资料待整理等问题。

（四）档案信息化工作开展缓慢。主要表现为：一是办公自动化系统未能与电子档案管理有效衔接，电子档案未进行收集整理；二是仅有少部分单位开展了纸质档案数字化工作。

三、档案行政执法检查整改要求

对这次检查发现的问题，各单位要高度重视，进一步提高档案法制意识，认真学习《档案法》等法律法规，强化责任担当，做到思想认识到位，整改落实到位，真正将档案法律法规和各项制度落实到本单位本系统档案工作全过程。对档案安全管理常抓不懈，要堵塞档案管理工作漏洞，补齐档案业务建设短板，做好各项档案工作。   

（一）建立健全档案管理制度，强化制度落实。各单位要查漏补缺，完善档案管理制度，形成有效的符合档案安全管理需要的各项制度。构建档案工作网络，统筹协调开展档案业务工作。定期开展监督检查，切实把档案制度执行到位，相关审批手续、工作记录齐全完整。

（二）改善档案库房环境，确保档案安全。各单位要提升安全防范意识，改善档案保管条件，采取有效措施，筑牢档案安全防线。要尽快清理档案库房内杂物，做好卫生保洁工作。合理调整库房布局，有序排列档案柜，清晰标注档案存放信息。配备充足的视频监控、空调、气体灭火器等设施设备，并对库房设施设备进行检查，确保能正常使用。使用符合规范的档案柜、档案盒等装具，安全有效地保管档案实体。

（三）抓好档案业务建设，规范整理归档。各单位要切实贯彻落实国家、自治区各项档案法规的要求，根据本单位工作职能或内部机构调整情况，及时修订更新档案分类方案、文件材料归档范围和文书档案保管期限表等业务规范，进一步规范各门类、载体文件材料的收集、整理和归档工作，全面提升档案归档工作质量。对以往年度未及时收集、整理的各类档案要进行梳理，制订工作方案落实整理归档，做到应收尽收、应归尽归。档案工作人员要保持相对稳定，保证其业务学习和从事档案工作的时间，加强对二层机构档案工作的监督指导，切实履职尽责，提高档案管理水平。

（四）加大档案数字化、信息化建设投入，确保档案信息安全。有计划地开展电子档案管理系统与办公自动化、业务系统衔接工作，逐步开展电子档案收集整理工作。加大对传统载体档案数字化工作的投入，提升室存档案数字化完成率，优化档案查阅利用能力。强化档案数字化、信息管理系统运行等场所的安全管理，定期对电子文件或目录数据进行备份工作，使用防磁柜存放电子光盘等载体档案，确保档案数据绝对安全。

请各有关单位收到本通报后20个工作日内，将整改方案和措施的纸质盖章版报送市档案馆（电子版报送至：wzsdajfgk2009@163.com），并抓好存在问题整改。

未尽事宜，请与市档案馆编研宣传科联系。联系人：梁莹，电话：3103036、13877409040。

梧州市档案局     

2022年11月10日