各有关单位：

为深入贯彻实施新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）等法律法规，落实全市档案工作会议精神，进一步提升全市档案工作法治化、规范化、科学化水平，依法依规查处档案违法违规行为，市档案局组织检查组于2021年7月22日至30日分两批对梧州循环经济产业园区等5个园区、企业单位和市信访局等5个机关、事业单位，共10个单位进行了档案行政执法检查。现将检查情况通报如下：

一、档案行政执法检查情况

检查以自查和现场检查相结合的方式进行，在各单位自查的基础上，检查组通过听取汇报、实地检查、现场反馈等程序进行现场检查。根据《档案法》规定，重点检查单位档案工作责任制和管理制度落实情况，档案库房、设施、设备配置使用情况，档案工作人员管理情况，档案收集、整理、保管和提供利用情况，档案信息化建设和信息安全保障情况，对所属单位和本单位各部门档案工作监督和指导情况等六个方面。从检查情况看，各单位都比较重视档案管理工作。

（一）档案管理机制比较健全。各单位明确档案管理机构，明确分管档案工作的领导、部门及档案管理人员。建立起档案工作协调机制，对档案工作涉及的经费开支、业务开展等重要事项进行协调落实。制订档案工作年度计划，与业务工作结合，推进实施。建立档案工作岗位责任制，制定了档案保管、保密、利用等制度。

（二）档案保管条件有所改善。各单位比较重视档案安全管理，设置有档案库房，配备有铁质档案柜或文件柜存放档案资料，大多数单位库房内配备有温湿度调控以及一些消防、安防设备设施。

（三）档案工作人员配备到位。各单位确定了档案管理专（兼）职人员，人员配备基本能满足日常档案工作开展。档案工作人员能按要求参加市档案局、本单位组织的档案业务培训，通过学习增强档案业务知识与能力。

（四）档案进行了收集整理。各单位对文书档案的收集范围和保管期限进行划分，按年度、保管期限进行收集、整理，部分单位通过第三方公司外包服务或外聘人员方式进行档案整理及数字化加工，档案质量基本符合规范要求。使用档案管理系统软件对档案目录进行录入及管理，方便日常管理及利用。

二、档案行政执法检查发现的问题

（一）档案管理制度不够健全，执行落实不到位。主要表现为：一是档案安全工作机制、档案安全应急预案等制度未建立健全，未开展档案安全演练，日常安全检查未进行记录；二是档案和人员出入库房未进行登记或信息不完整；三是档案查阅利用审批登记手续不完善，甚至无查阅利用记录。

（二）档案库房环境存在一定的安全隐患。主要表现为：一是库房内不同程度存在放置杂物的问题；二是库房布局欠规范，排架较凌乱，标识不清晰，不利于管理利用；三是库房设备设施不足或不符合规范，例如缺乏视频监控设施、消防使用干粉灭火筒、水喷淋灭火设施未封闭、未使用阻燃遮光窗帘等。

（三）档案门类归档不齐全，业务建设有待加强。主要表现为：一是基建档案收集不齐全，未按规范进行整理归档；二是照片、录音、录像档案收集整理不齐全；三是文书档案存在页码漏编、档号标注不清、目录格式不符等整理问题。

（四）档案信息化工作开展缓慢。主要表现为：一是办公自动化系统未能与电子档案管理有效衔接，电子档案未进行收集整理；二是大多数单位未开展纸质档案数字化工作，数字化场所环境管理有待加强。

三、档案行政执法检查整改要求

对这次检查发现的问题，各单位领导要高度重视，进一步提高档案法制意识，强化责任担当，做到思想认识到位，责任到位，整改落实到位。对档案安全管理常抓不懈，要堵塞档案管理工作漏洞，补齐档案业务建设短板，做好各项档案工作。   

（一）建立健全档案管理制度，强化制度落实。各单位要针对档案管理制度，查漏补缺，完善档案管理制度，形成完备的有效的符合档案安全管理需要的各项制度。构建档案工作网络，统筹协调开展档案业务工作。定期开展监督检查，切实把档案制度执行到位，相关审批手续、工作记录齐全完整。

（二）改善档案库房环境，补充设备设施。各单位要尽快清理档案库房内杂物，做好卫生保洁工作。合理调整库房布局，档案柜有序排列，清晰标注档案存放信息。配备充足的视频监控、空调、气体灭火器等设施设备，并对库房设施设备进行检查，确保能正常使用。使用符合规范的档案柜、档案盒等装具，安全有效地保管档案实体。

（三）抓好档案业务建设，规范整理归档。各单位要按照档案法规要求，制定并落实本单位的档案管理办法、分类方案、归档范围和档案保管期限表、整理编目细则等业务规范，有变动的及时进行修订。对以往年度未及时收集、整理的各类档案要进行梳理，制订工作方案落实整理归档，做到应收尽收、应归尽归。有二层机构的特别是经济园区要强化对所属单位档案工作的监督指导，抓安全保管、抓制度落实、抓业务规范，逐步提升档案管理水平。档案工作人员要加强档案业务知识学习，特别是对新修订《档案法》及近年来颁布实施的档案业务规范的学习，提升业务能力。

（四）提升档案信息化水平，保障信息安全。有计划地实现电子档案管理系统与办公自动化、业务系统有效衔接，规范开展电子档案收集整理。积极开展传统载体档案数字化工作，实现数字化成果与档案目录挂接，优化档案查阅利用，提升档案利用效率。做好档案数字化、信息管理系统运行等场所的安全管理，定期进行电子文件或目录数据的备份工作，使用防磁柜存放电子光盘等载体档案，确保档案数据绝对安全。

请各有关单位收到本通报后20个工作日内，将整改方案和措施的纸质盖章版报送市档案馆（电子版报送至：wzsdajfgk2009@163.com），并抓好存在问题整改。

未尽事宜，请与市档案馆编研宣传科联系。联系人：任开芸，电话：3103036、18907741188。

                                梧州市档案局          

                               2021年8月5日