市各有关建设单位：

为深入贯彻实施档案法律法规以及建设项目档案规范，强化依法治档，进一步提高全市建设项目档案管理标准化、规范化、科学化水平，市档案局、市发展和改革委员会于2020年11月6日至11日组织检查组对市三龙防洪堤工程、北山和富民水厂取水点上移工程、工厂一路片区棚户区改造项目、粤桂合作特别试验区江南片区标准厂房二期、市中医医院改扩建工程等项目的档案管理进行了专项检查。现将检查情况通报如下：

一、建设项目档案管理情况

检查以自查和现场检查相结合的方式进行，在各建设单位自查的基础上，检查组通过听取汇报、实地检查、现场反馈等程序进行现场检查。重点检查项目管理单位档案管理机构设置和人员配备情况、档案工作经费保障情况、档案管理制度建立健全和责任落实情况、工程建设过程中产生的各种文件材料收集整理归档情况、档案的形成积累与工程建设进程同步情况、档案安全保管和有效利用情况、档案信息化建设情况、项目档案管理登记情况等。从检查情况看，各个建设单位都比较重视档案管理工作。

（一）档案管理机制健全。各建设单位明确档案管理机构，明确分管档案工作的领导、部门及档案管理人员。三龙防洪堤工程以及北山和富民水厂取水点上移工程建设单位指定公司工程技术部为工程档案管理职能部门，设立工程档案室。粤桂投资公司档案管理工作由党政综合部统筹，其他部门共同配合。东泰公司由综合办负责棚户区改造项目档案管理，市中医医院改扩建项目档案由院综合档案室负责。5个项目单位均配备了专职档案工作人员和兼职档案人员，负责工程档案资料的收集整理归档工作，制定相应的项目档案管理制度和档案人员职责，规范建设项目档案管理。

（二）落实安全保管措施。各建设单位重视项目档案安全管理，定期听取管理人员汇报，及时解决人员、经费、设备等问题。档案工作经费列入建设管理费范畴得到保障和落实。各建设单位都设置了档案库房，配备有铁质档案柜、空调、灭火器等设备设施，定期检查档案保管情况，查阅档案资料实行登记审批管理制度。

（三）开展档案收集整理。各建设单位注意加强项目档案前端控制和现场指导，确保档案材料齐全完整准确系统。粤桂投资公司在项目建设中，将档案管理写入项目合作合同协议，并在日常工作中加强对施工方、监理方的监督，严格要求，确保项目档案的完备规范。市中医医院对改扩建项目不定期派人到施工现场对工程档案材料进行全面监控、指导，督促项目施工单位、监理单位严格按照国家相关标准要求，做好项目档案材料的形成积累收集和归档，确保档案材料齐全完整准确系统。

（四）项目档案材料的形成积累与工程建设进程基本同

步。各建设项目前期文件材料已进行了收集整理，监理文件材料和施工文件材料正在收集中，项目档案材料的形成积累与工程建设进程基本同步。

二、建设项目档案管理存在问题

（一）档案人员业务知识不足，项目档案归档范围、整理要求等业务规范不健全。

（二）档案管理未使用专业档案管理软件，不利于案卷目录和卷内目录编写、录入计算机以及查阅利用等管理。

（三）档案库房设备设施不完善，项目材料未集中保存。

三、建设项目档案管理整改要求

对这次检查发现的问题，各建设单位领导要高度重视，进一步提高档案法制意识，强化责任担当，做到思想认识到位，责任到位，整改落实到位。要切实补齐档案业务建设短板，堵塞档案工作漏洞，做到项目档案管理常抓不懈，进一步夯实项目档案基础业务，更好地推进我市建设项目。   

（一）加强项目档案的集中统一管理。各建设单位要加强集中统一管理项目档案的统筹协调力度，强化对参建单位的督促检查指导。要切实把项目档案管理工作融入项目建设中，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制，并作为考核项目建设的重要内容，使档案工作与项目建设同步管理、同步检查、同步验收。

（二）加强档案人员业务学习培训。各建设单位要重视档案人员业务素质的培养，合理安排档案人员的工作，保持工作的延续性。定期安排档案人员参加业务培训，加强学习锻炼，切实提高档案业务能力和实际操作水平。

（三）加强档案业务规范建设。各建设单位要按照《建设项目档案管理规范》制定本项目的档案管理办法、档案分类方案、归档范围和档案保管期限表、档案整理编目细则等业务规范，监督指导参建单位贯彻实施。使用专业档案管理软件管理档案，促进项目档案的规范化和信息化管理。

（四）完善档案库房设备设施。各建设单位要进一步完善档案库房设施设备，配备视频监控、抽湿机、档案消毒柜、温湿度记录仪、气体灭火器等必备的设施设备，做好电子文件数据的备份工作。加强档案库房安全管理，确保档案实体和信息绝对安全。

（五）加强项目文件材料收集。各建设单位要进一步督促指导项目设计单位、施工单位、监理单位加强项目各种文字、图表、声像、电子文件的收集工作，使项目各种文件材料及时收集整理归档，确保项目各种文件材料齐全完整。

  梧州市档案局    梧州市发展和改革委员会      

                                                   2020年12月9日

公开方式：主动公开