市各有关单位：
按照《梧州市档案局关于开展2024年档案行政执法检查的通知》（梧档字〔2024〕9号），2024年7月22日至26日，市档案局组织检查组在全市范围内抽取受检单位开展了档案行政执法检查。现将情况通报如下：
一、基本情况
这次共对16个市直机关，2个民主党派，4个人民团体，1个高等院校，6个中直、区直驻梧单位，1家市管企业进行了档案行政执法检查。从检查情况看，全市档案室规范化建设稳步推进，档案法治意识持续增强，档案归档工作有序开展，档案安全管理水平逐步提升。主要体现在以下6个方面：
（一）档案工作意识进一步增强。各单位认真落实档案工作主体责任，建立了档案工作机构，健全档案管理制度。如市中级法院建立了以档案室为中心、各内设机构兼职档案人员为基础的档案工作网络，市公安局设置了档案科，民盟市委会等单位将档案工作纳入年度工作计划，与单位中心工作、业务工作相结合，有力推动档案管理工作。
（二）档案保管条件不断提升。部分单位设置了独立的档案库房，有的单位还设置了业务用房，档案柜、防磁柜、灭火器、空调机、去湿机、温湿度计等“三铁九防”设施设备配备到位。如市行政审批局增设了3间办公室作为档案库房，市机关后勤中心新增购置了档案保管设备。
（三）档案工作人员配备进一步优化。各单位配备了与工作量相匹配的专兼职档案工作人员，能做到学习贯彻档案工作规范，安排人员参加档案业务培训。如市政协办公室、市市场监督管理局、梧州航道养护中心、中国银行梧州分行等单位配备了专职档案工作人员。
（四）档案安全管理水平稳步提高。各单位对各门类档案实行集中统一管理，做到文件材料收集基本齐全、档案整理基本符合规范要求，档案各项管理制度基本落实，有效开展档案利用服务。如市中级法院、市公安局、国家统计局梧州调查队、梧州供电局等单位强化档案库房日常管理，各类档案工作台账记录清晰，有效保障档案实体安全。
（五）档案信息化建设持续推进。各单位对各门类档案通过档案管理系统进行档案目录管理，开展了传统载体档案数字化工作；个别单位对电子文件进行归档并运用电子档案管理信息系统进行管理，如市中级法院、市公安局、中国银行梧州分行等单位。
（六）档案监督指导工作日渐规范。各单位基本能做到对所属单位或内设科室开展档案监督和指导工作，市中级法院、市公安局、市城市管理监督局、梧州供电局等对所属单位及内设科室开展档案业务检查、指导档案收集、整理业务工作，推动行业系统及单位档案管理工作规范化。
二、存在问题
从执法检查的情况看，与档案工作四个“好”、两个“服务”目标任务要求相比，我市在贯彻落实档案法方面还存在一些困难和问题。主要表现在6个方面：
（一）少数单位对档案工作重视不足，档案工作责任制和管理制度落实不到位。个别单位没有确定档案工作负责部门，没有建立档案工作协调机制，没有建立健全档案管理机制，没有将档案工作所需经费列入单位年度预算，或存在分管领导与档案员档案意识比较淡薄，缺少对档案工作的支持、督促与指导等情况。如市金投公司成立至今没有建立档案工作机制，对档案缺乏有效管理。
（二）档案工作监管责任有所缺失。个别单位档案库房位置不合理，远离人员工作地点，日常难以开展档案监管工作；个别单位未严格落实档案工作网络各环节工作职责，存在科室形成需归档的文件材料自行保管，未及时移交单位综合档案室的现象；个别单位对外包服务企业履行档案管理主体责任不到位，对档案整理、数字化加工的成果，检查验收不细致，导致档案整理或数字化质量欠佳。如团市委档案库房墙体漏水起泡，照片档案有发霉现象。
（三）部分单位档案库房及业务用房不能满足工作需求，档案保管设施设备配备不足。部分单位没有设置满足本单位档案管理需求的档案库房，缺乏档案整理、阅览等业务用房；有的单位档案安全设施设备配备不齐全、不规范；有的单位档案库房存放杂物较多，档案安全保管条件不符合要求，存在一定的安全隐患。如市人力资源和社会保障局档案库房胀库严重，难以容纳逐年增加的档案。
（四）档案工作人员配备不足，业务能力不强。有的单位档案工作人员身兼多职，档案工作难以兼顾；有的单位档案工作人员调整后没有及时进行工作交接，导致新接手人员对档案基本情况不熟悉，影响档案工作正常开展。
（五）档案收集整理利用欠规范，档案管理措施不力。部分单位注重文书材料归档，忽视照片、音视频、实物档案及相关资料的收集整理，室藏档案结构单一、门类不全；个别单位未按档案规范要求开展文件材料的收集、整理，存在文件材料收集不齐全、保管期限划分不准确、档案标识不清等问题；个别单位档案管理台账不实不细，存在台账登记敷衍了事的现象；个别单位有积存历史文件未整理，或未按规定开展档案移交工作。如市文联未按规定向市档案馆移交档案。
（六）档案信息化工作推进不快。大部分单位未开展电子文件归档和电子档案管理工作，档案信息化建设投入不足，室存传统档案数字化比例不高，电子档案管理所需的软、硬件条件难以达到。
三、整改要求
对本次检查发现的问题，各单位要高度重视，进一步提高档案法治意识，强化责任担当，做到思想认识到位，整改落实到位。
（一）落实档案工作责任。各部门应严格履行档案监管主体责任，切实加强对档案工作的领导，建立健全档案工作机构，明确档案工作责任部门和责任人。定期开展监督检查，落实档案管理各项制度，细化档案工作任务，加快档案室规范化建设工作进度，确保档案工作顺利开展。
（二）强化档案安全管理。应进一步加强档案安全日常管理，增强安全防范意识，完善档案安全应急预案，定期开展档案安全教育培训和事故应急预案演练，切实提高突发事件应急处置能力。档案库房选址不当、容量不足、设施不全的单位，要及时规划建设新档案库房，配备必要的设施设备，积极改善保管保护条件，加强日常监管工作，提高档案安全管理水平。
（三）规范档案收集整理保管移交工作。科学制定档案分类方案、确定文件材料归档范围、准确划分档案保管期限，编制文件材料归档范围和档案保管期限表，严格按照标准规范收集、整理各门类载体档案，做到门类齐全、应归尽归。进一步规范档案保管保护、鉴定销毁、统计利用等工作，不断提升档案管理水平；按档案移交相关要求，及时做好档案移交工作。
（四）加快推动档案信息化建设。各单位应加快推进档案数字化建设，以“存量数字化、增量电子化”为目标，全面实行纸质档案与电子档案“双套制”管理，试点探索推进数字档案室建设，建立档案信息资源共享利用联动机制，全面提升档案工作信息化水平。
请各单位按执法检查表反馈的问题制定整改方案，于9月13日前报我局，并于12月31日前报送整改情况。未尽事宜，请与市档案馆编研宣传科联系。联系人：梁莹，电话：3103036，邮箱：wzsdajfgk2009@163.com。
梧州市档案局
2024年8月23日
