对归档文件真实性、原始性鉴定是电子文件归档管理的重要工作，也是档案是否具有法律凭证的重要条件。如何对虚拟的、无实体的电子文件进行原始性、真实性、完整性的鉴定是电子档案管理的关键，也是我们实际工作中遇到的最大难题。由于目前我国还没有颁布统一的操作规则，各地、各行业的做法差别很大，虽然各有优点，但缺陷也是明显的。本文结合工作实际，谈两点自己的看法。

一、关于电子文件归档的运行措施问题

为了确保电子文件原始性、真实性，尽量减少非法操作的可能性，对于那些已经完成终结审查并需要归档的电子文件，在其向各有关部门发送的同时也无条件地自动进入归档交接库，由归档管理员完成归档的操作。对电子文件实行归档时，必须对电子文件的归档方法、归档范围、时间、归档载体的份数做出明确规定，以保证归档电子文件的质量。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求记有归档的标识转入归档交接库就可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助核证工作，要与相关的纸质文件结合归档。

1．归档范围

确定电子文件的归档范围，是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。确定电子文件的归档范围应遵守以下原则：

按现行文件的有关归档范围执行；要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽可能具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子文件的原始性、真实性;电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。

2．归档时间

电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档(称为阶段归档)，具体可视其情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件，存储载体的质量、寿命等问题，一般以不超过2-3个月为宜。

3．归档要求

对归档电子文件的要求，主要是原始、真实、完整，达到档案的功能价值。做到这一点，首先要从遵守从归档各阶段的规定、标准，如收集、整理、鉴定等环节的规定、标准;其次是准确说明它的软硬环境;第三是归档电子文件的格式应为工业标准，在标准的用户界面下操作，支持不同平台，与现有的设备兼容，能以标准的数据语言与数据库相连，或者确定统一的标准在内部的电子计算机网络上使用，以实现良好的转换状态。因为电子文件是由内容、存储载体的软硬件技术的组合，进行电子文件归档必须考虑电子文件的组合问题。

4．归档方法

无论是电子计算机网络环境，还是微机工作站，其电子文件归档一般采用以下方法:一是应归档的电子文件最终版本录入存储载体上。这个过程一般是归档人员对经过整理、确定保管期限等档案属性后，录入在存储载体上，脱机后存放在另外地点;二是压缩归档，采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累进行压缩操作，录入到存储载体上。这种方法对将来的电子档案管理有利。但是，采用压缩工具及过程要有统一的要求，否则一人一个方法，就难于从压缩归档的电子档案中检索出所需要的内容;三是备份归档，一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件录入到存储载体上。

为保证电子文件的真实性，在归档电子文件时，也将记录日志录入到存储载体上。归档份数一般脱机拷贝两套。一套封存，另一套提供利用。即使是在网上进行备份，也要拷贝一套封存。必要时应存两套，其中一套异地存放。因为电子文件在长期保存过程中可能会出现读取的错误，但两套都出错的概率很低，所以封存两套可以大大提高安全性和可靠性。另外，存储载体的生产厂商常对存储载体的寿命作许诺，我们不能以此作为存储载体寿命的依据。因为我们在存储载体上存放数据，与出厂时存储载体的技术状态不同，存放的环境不同，许多单位达不到厂商提出的保存环境，因此，我们不仅要注意归档的份数，还要注意保存的方法和环境。

二、关于归档电子文件原始性、真实性检验机制问题

归档文件原始性、真实性的鉴定是档案工作的重要环节，我们必须建立对归档交接库中每一份电子文件所包含的条目文件、正文、周期表及各版草稿文件原始性、真实性的检验技术及提供相应的检验报告。只有检验合格的电子文件才能转入归档管理库继续完成归档操作。

电子文件归档时的鉴定工作，主要是指鉴别它的档案价值，确定其保管限期，并据此删除已积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁，主要体现在两方面：

1．确定归档电子文件的原始性、真实性

根据电子文件生命周期表程序段的时间值，检查其所连版本电子文件实际存盘时间值的一致性与否，是否是形成时的，或通过审批更改的电子文件，确定该电子文件的原始性。通过检验定稿程序段认定该电子文件是否是经过处理并有结果的电子文件，确定其真实性。根据电子文件生命周期各个程序段的工作，检查该程序段所连版本完整情况，确定该电子文件的完整性。

可分两个阶段进行：第一阶段是在归档前，即电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档电子文件的内容进行鉴定。鉴定电子文件的价值，同时对内容、载体进行检查、检测，确定取舍，对所需的软硬环境作说明，并根据电子文件的价值划分其保管期限，提出在保管期限内配套的软硬件环境要求。第二阶段是在电子档案管理过程中进行的，其主要任务是对己到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把已失去保管价值的电子档案剔除销毁。

划分保管期限的原则应是：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的具有长远科学研究和历史研究价值的电子文件列为永久保存；凡是反映本单位一般职能活动，在较长时间内有参考利用价值的电子文件，列为长期保存；凡是短时间内对本单位有参考利用价值的电子文件，列为短期保存。电子文件在归档前的鉴定，往往是结合检查进行的。因为，电子文件是电子文件的内容、电子文件内容的存储载体和对电子文件内容的显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。

有了这组合，我们才知道电子文件的具体内容。如果没有这个组合或组合不一致，如电子文件的存储载体有病毒或损坏，软件与硬件平台不一致，电子计算机软硬件平台不能确认存储载体等问题，都会造成无法读取电子文件的内容。所以，鉴定和检查往往是联系在一起的。归档说明中注明的电子文件存在的软硬件平台环境是否能准确读取归档电子文件的内容，存储载体和软硬件平台技术条件是否一致，均应进行检查。因为它们都是保证电子文件内容在保管期限内存在、显示的技术保障条件。

2. 建立入库档案的原始性、真实性检验文档及采用下载固化保存技术

在对归档管理库中的归档电子文件完成全部归档组织工作，包括著录文件归档号及各项著录信息等，如对电子文件的调整，目录和表格的编写，填写了电子文件的格式转换等一系列加工整理工作，完成电子文件向电子档案转化的全部组织工作后，应立即更新原有电子文件的全部原始性检验文档，重新创建档案室库藏电子档案的原始性、真实性检验文档，也只有已经建立了新的原始性、真实性检验文档的电子档案才能转入档案管理库。新的检验文档内容主要包括对文件外观、病毒、有效性、软硬件检验。具体内容：

①文件特征检验：包括文碱性成部门、完成时间、载体类型及编号、题名、保管期限、文件内容有效性、文件形成单位通讯地址；

②设备环境特征检验：硬件环境包括主机、制造厂商等；软件环境包括操作系统、数据库系统、应用软件文字处理平台；

③文件记录特征检验：包括文件记录结构、记录字符及图形文件格式、文件载体的型号、数量和备份数；

④文件交接手续检验：包括形成部门及其地址、送交人签名、接收部门及通讯地址、接收人签名。

在电子档案入库的同时还必须提供下载固化保存技术，把入库档案固化在只读光盘上，并对拷贝的技术平台作说明，当档案库发现有被非法修改的档案文件时，光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案库中去。

 

作者：黄芳                  单位：梧州出入境检验检疫局

 

参考文献：

1.       宁静.电子文件的归档管理与利用.办公室业务,2005,(06)

2.       修晶.论办公自动化与电子档案的管理.陕西档案,2004,(05)

3.       王志华.论办公自动化条件下电子文件的归档管理.浙江工商职业技术学院学报,2004,(04)