市各有关单位：
按照《梧州市档案局关于开展2023年档案行政执法检查的通知》（梧档字〔2023〕 9号），2023年7月17日至7月21日，市档案局组织检查组对市人大常委会办公室、市委统战部、市检察院、市委老干部局、市委党史研究室、市委讲师团、市科技局、市工业和信息化局、市住房和城乡建设局、市水利局、市农业农村局、市应急局、市审计局、市统计局、市志办、市茶产业发展中心、市农机中心、市地震监测中心等18个市直机关，农工党市委会、致公党市委会、九三学社市委会3个民主党派，市科协1个人民团体，梧州市税务局、梧州市烟草专卖局、梧州市无线电监测中心、工商银行梧州分行、建设银行梧州分行、中国人保财险梧州分公司6个中直、区直驻梧单位，市产投集团等29个单位进行了档案行政执法检查。执法检查以自查和现场检查相结合的方式进行，在各单位自查的基础上，检查组通过听取汇报、实地检查、现场反馈等形式开展现场检查。现将情况通报如下：
一、档案行政执法检查基本情况
《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）是我国档案工作的基本法，是为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务制定的法律。根据《档案法》，档案主管部门可以对档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织落实档案工作责任制和管理制度，档案库房、设施、设备配置使用，档案工作人员管理，档案收集、整理、保管和提供利用，档案信息化建设和信息安全保障及对所属单位的档案工作监督和指导情况等六个方面情况进行检查。从检查情况看，我市大部分单位都比较重视档案管理工作，能做到积极主动贯彻落实档案法律法规。
（一）档案工作制度化、规范化水平进一步提升。大部分单位做到将档案工作制度化、规范化纳入机关档案室职能目标管理。如梧州市烟草专卖局、市审计局档案管理工作由局主要负责人分管，建立起领导主抓、专人负责、各部门配合的档案管理网络，加大档案事业经费投入，配备必要的档案工作人员，档案保管设施设备进一步完善，档案安全得到更有效地保障。
（二）档案保管条件进一步好转。大部分单位的档案室基础设施条件得到了明显改善，配有档案室、档案柜，基本达到要求，档案安全得到保障。如市检察院档案用房总面积约210平方米，设置有档案库房、档案阅览室、档案整理室、档案人员办公室，档案库房设施设备完善；市审计局、梧州市烟草专卖局、梧州市税务局、梧州市无线电监测中心、工商银行梧州分行、建设银行梧州分行、人保财险梧州分公司等单位、企业设置了专门的档案库房，且管理较为到位。
（三）档案收集整理进一步规范。大部分单位能够按照本单位文件材料归档范围和档案保管期限规定执行，及时主动收集本单位文件材料，严格按照各类档案规范要求进行整理归档，档案质量基本符合规范要求。个别单位在档案整理过程中，同步开展传统载体档案数字化工作。
二、存在的主要问题和困难
从执法检查的情况看，与档案工作四个"好"、两个"服务"目标任务要求相比，我市在贯彻落实档案法方面还存在一些困难和问题。主要有以下几个方面：
（一）档案工作重视程度不够。主要表现为：一是少数单位分管领导、档案工作负责人档案意识和档案法制观念比较淡薄，缺少对档案工作的支持、督促与指导，档案整理进度较缓慢；二是有的单位没有配备与工作量相匹配的专（兼）职档案工作人员，档案人员兼职过多、更换频繁，档案业务不熟悉，影响档案工作正常开展；三是没有将档案工作纳入单位年度工作计划，档案工作所需经费未列入单位年度预算；四是档案安全设施设备配备不齐全，档案安全保管条件不符合要求，有个别单位档案室管理混乱，档案资料堆满过道，消防安全隐患大。
（二）档案基础业务不够扎实。主要表现为：一是个别单位的各种门类档案收集不齐全，只重视纸质的文书档案，忽视会计、科技（基建）、音像、实物等门类档案的收集归档；二是职能科室有些人员为方便日常使用，不及时将应归档的文件材料移交档案室整理归档，造成文件材料归档不齐全，存在档案散失的安全隐患；三是部分单位库房标识不清晰，档案排架不规范，不利于档案的保管保护；四是部分单位未开展到期档案鉴定、销毁工作，档案统计、移交、开发利用等业务工作质量水平有待提高。
（三）档案信息化建设有待于进一步加强。 档案信息化建设与现实需求有较大差距，受人员经费限制，大部分单位传统载体档案数字化进展缓慢，档案数字化率较低，有的单位还没有启动档案数字化工作；电子文件归档与电子档案管理工作未开展。
三、档案行政执法检查整改要求
对本次检查发现的问题，各单位要高度重视，进一步提高档案法治意识，强化责任担当，做到思想认识到位，整改落实到位，真正将档案法律法规和各项制度落实到本单位本系统档案工作全过程。
（一）认真贯彻落实《档案法》。按照《档案法》等法律法规和《机关档案管理规定》《企业档案工作规范》等规章制度要求，加强对档案工作的领导，建立健全档案工作制度并严格执行，解决好档案人员、库房、设施设备、档案信息化建设等重点难点问题，为单位档案工作持续健康发展提供保障。
（二）进一步加强档案基础业务规范化建设。加快推进档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度工作，科学制定档案分类方案、确定文件材料归档范围、准确划分档案保管期限，编制文件材料归档范围和档案保管期限表，加强对本单位各种文件的形成、积累、归档工作和所属机构的档案工作进行监督指导，严格按照标准规范收集、整理各门类载体档案，进一步规范档案保管保护、鉴定销毁、统计移交、开发利用等工作，不断提升档案管理水平。
（三）进一步加快推进档案信息化建设。各单位要在加快传统载体档案数字化的同时，稳步推进电子档案管理系统建设，逐步实现电子文件及时归档管理，实现电子档案管理系统与本单位办公自动化协同办公业务等系统互相共融，提高档案信息化建设管理水平。
近期，我局将下发执法检查意见书，请各单位按要求制定报送整改方案及整改进度。我局将于年底前对部分单位的整改情况进行复查。未尽事宜，请与市档案馆编研宣传科联系。联系人：梁莹，电话：3103322。
梧州市档案局
