市各有关单位：

为了深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令）、《广西壮族自治区档案管理条例》等法律法规，强化依法治档，增强档案法制意识，进一步提升全市档案管理水平，2019年9月24日至10月8日，市档案局组织档案执法检查组，对市委统战部、市审计局、市行政审批局、市医疗保障局、市地震监测中心等5个单位开展了档案行政执法检查。检查组采取听取汇报、实地察看、现场反馈意见的方式，从组织管理、条件保障、基础业务、信息化工作、机构改革档案管理处置情况、档案违法行为等全面地进行了检查，现将有关情况通报如下：

一、基本情况

（一）档案管理机制比较完善。各单位把档案工作作为重要基础性工作来抓，不断完善档案管理机制，形成单位领导分管、部门负责人主管、专兼职档案工作人员具体管理，各业务科室配合协助的档案工作网络。把档案工作纳入领导议事日程，定期研究档案工作，解决实际问题，确保档案工作经费投入。健全各项档案管理制度并落实到位，不断强化档案管理能力。

（二）档案整理符合规范。各单位按照归档文件整理规则、照片档案整理规则等档案业务规范来整理档案，装具符合要求，目录录入规范，整理质量稳定，方便查阅利用。

（三）档案工作逐步向数字化方向转变。受检单位档案管理全部实现计算机管理，通过使用档案管理软件进行档案查阅检索，提高了查阅利用效率。市审计局对室藏保管期限永久和30年的纸质档案进行全文数字化扫描工作并做好数据备份，进一步缩短了档案查阅时间，大大提高了档案信息化管理水平，为创建数字档案室和实现档案信息共享打下坚实的基础。

（四）机构改革档案管理处置工作顺利开展。受检单位能按照《梧州市档案局关于做好全市机构改革中档案工作的实施意见》要求认真开展机构改革档案管理处置工作，认真制定本单位机构改革档案管理处置方案，并根据方案内容做好涉改档案的收集、整理，向市档案馆或新机构清点移交，履行好交接手续，确保涉改档案工作顺利开展及档案完整安全。

二、存在问题

（一）档案保管不够规范。有的单位档案库房没有单独设置，与办公室或档案查阅室共用一室，有的单位档案库房堆放办公用品、旧电脑等杂物，档案保管设施不全，存在安全隐患。

（二）档案收集不够齐全。有的单位在档案收集时只注重文书档案、照片档案、会计档案的收集，而忽略录音录像档案、实物档案、电子档案等的收集，造成档案门类不齐全，影响了档案的齐全完整。

（三）档案信息化建设缓慢。各单位不注意直接在计算机上形成的原生电子文件的归档，未建立电子档案数据库来贮存电子档案，也未进行数据备份。多数单位尚未开展档案数字化工作。

三、几点要求

在执法检查中发现的上述问题，各有关单位要引起高度重视，以此次检查为契机，进一步提高档案法制意识，按照《档案法》的要求，对照《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准》，采取有效措施，切实加以整改。

（一）要进一步加强领导，促进档案工作与单位工作同步开展。各单位要从“为党管档、为国守史、为民服务”的政治高度，进一步加强对档案工作的领导，贯彻落实好市委、市政府《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，切实将档案工作作为一项重要工作纳入议事日程，定期研究，落实具体措施，进行考核检查，使档案工作与业务工作同规划、同部署、同发展。

（二）要进一步落实档案安全责任和措施，确保档案实体和信息绝对安全。各单位要按照档案保管要求，设置独立、安全的档案库房，配备铁质档案柜、空调、抽湿机、档案消毒柜、温湿度记录仪、气体灭火器等必备的设施设备，加强档案库房安全管理。做好电子数据的备份工作，落实档案收集保管、查阅利用、信息管理等制度，确保档案实体和信息绝对安全。

（三）要强化档案业务建设，加大档案收集力度。进一步落实档案资料的收集归档制度和措施，加强录音录像档案、专业档案、电子档案以及实物档案的收集，并按规范进行整理、保管及利用。

（四）要重视档案队伍建设，提升档案业务素质。各单位要从档案工作长远建设出发，合理安排档案工作人员，保持队伍的稳定性，积极创造条件，安排参加有关业务培训，加强岗位锻炼，切实提高档案人员的业务能力和工作水平。

（五）要加强档案信息化建设，提高档案工作现代化水平。档案数字化是信息化发展的必然要求，也是各单位档案管理工作中的薄弱环节，各单位在今后工作中，必须加大档案数字化资金投入力度，注重原生电子文件的收集归档，不断推进档案工作向信息化方向发展，为将来建设数字档案室打好基础。

梧州市档案局

2019年10月29日