广西壮族自治区档案局

关于印发《广西壮族自治区档案馆

接收档案数字化成果暂行办法》的通知

桂档发〔2011〕21号

区直各单位：

现将《广西壮族自治区档案馆接收档案数字化成果暂行办法》印发给你们，请遵照执行。

广西壮族自治区档案局

2011年9月7日

下载：《广西壮族自治区档案馆接收档案数字化成果暂行办法》（含附件：档案数字化成果交接文据）

广西壮族自治区档案馆接收

档案数字化成果暂行办法

为加强区直单位档案数字化成果的集中安全管理和有效开发利用，根据有关标准和规定，制定本办法。

第一条 本办法适用于自治区档案馆对区直单位档案数字化成果的接收工作。

第二条 档案数字化成果指应用计算机信息技术，对纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、缩微胶片等传统载体档案进行数字化转换形成的档案数据。

第三条 各单位加工制作的档案数字化成果，自相对应的档案形成之日起满5年，向自治区档案馆移交。

第四条 自治区档案馆接收档案数字化成果的范围参照《广西壮族自治区档案馆接收档案的规定》、《广西壮族自治区档案馆档案接收标准》等执行。

第五条 各单位应采用符合行业标准的档案级DVD光盘的方式，向自治区档案馆移交档案数字化成果一式两套。

第六条 各单位向自治区档案馆移交的档案数字化成果应包括档案目录数据和已按《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》、《广西壮族自治区照片档案数字化技术要求》、《广西壮族自治区录音档案数字化技术要求》、《广西壮族自治区录像档案数字化技术要求》等有关规定制作的图像、音频、视频数据。

第七条 各单位移交的档案目录数据应为GD2000档案管理软件形成的数据。数据著录项目齐全，著录内容完整、准确、规范。如已使用其他档案管理软件完成的目录数据，应先将数据转换成符合GD2000数据格式的dbf或txt文件，再进行移交。

第八条 各单位移交的档案数字化成果，其数字文件的命名、数字化技术参数、存储格式、数据质量等必须符合纸质、照片、录音、录像等档案数字化技术要求的有关规定。

第九条 各单位移交的数据光盘应按《广西电子文件（档案）数据光盘存储管理规范》制作。在数据移交前对光盘进行检测，确保光盘的可读性、安全性；与原始数据进行校验，确保移交数据的准确性、完整性。

第十条 移交的数据光盘应按《广西电子文件（档案）数据光盘载体标注规范》的要求，在光盘标签面填写该光盘号、文件类型、保管期限、责任者和刻录时间，在封面标注全宗名称、光盘名称或内容、档案起止时间、保管期限、件数、档号（或归档号）等档案数据的相关信息。

第十一条 各单位在进行档案数字化成果移交时，应提前2个月向自治区档案馆提出移交申请。自治区档案馆在接到申请后1个月内，与移交单位协商确定移交有关事项，并对档案数字化成果按档案接收标准、档案数字化技术要求等有关规定进行检查验收。验收不合格的，由移交部门负责重新制作。

第十二条 移交的纸质档案数字化成果，如已按照《广西纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法》进行验收，验收合格且符合档案接收标准的，可直接办理移交手续。

第十三条 经过验收确认可移交进馆的档案数字化成果，须交接双方根据移交清单进行清点核对，详细清点光盘数量、数字文件数量、档案目录数量等，同时检查光盘载体外观、病毒、可读性等。对清点和检查中发现的问题，由移交单位负责改正。清点无误、检查合格后，填写《档案数字化成果交接文据》（见附表）一式三份，经双方单位负责人和经办人签名、单位盖章后生效。交接文据移交单位保存一份，接收单位保存二份备查。

第十四条 各单位可对其移交的档案数字化成果提出限制利用意见和其他要求，自治区档案馆必须维护其合法权益。

第十五条 本办法于印发之日起施行，由广西壮族自治区档案局负责解释。