桂档办〔2010〕20号
各市、县（市、区）档案局，区直各单位：
为规范录音档案及录像档案数字化工作，现将《广西壮族自治区录音档案数字化技术要求（试行）》及《广西壮族自治区录像档案数字化技术要求（试行）》印发给你们。请结合实际贯彻执行。
广西壮族自治区档案局办公室
2010年5月31日
广西壮族自治区录音档案数字化技术要求
（试行）
本规定对录音档案数字化工作流程提出具体的技术要求，适用于档案馆（室）录音档案的数字化加工、验收及数据管理。
1 录音档案数字化基本要求
1.1 加工范围
以录音带为载体的档案。
1.2 基本环节
档案数字化前处理、录音带数字化、音频文件处理、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数据管理等。
1.3 过程管理
1.3.1 建立档案数字化加工安全保密管理制度,确保档案原件和数字化档案信息的安全。
1.3.2 建立档案数字化的台帐制度,在档案数字化各环节均进行详细登记，以备查考。
2 档案数字化前处理
2.1 检查录音带状况
检查录音带是否有断带、过紧或过松情况。有断带情况的，用胶带粘连等方式进行续接；过紧或过松的，用小棒转紧或用手轻轻拍松，使之能正常播放。
为保证录音带的播放效果，在进行数字化前，对存放过久不常使用的录音带，必须进行倒进带处理，防止磁带粘连等情况。
2.2 检查录音带音质情况
在进行检查和倒进带处理后，应播放录音片段，检查音质情况，并做好登记，以便对数字化后的效果进行比较。
2.3 检查登记
对录音带检查情况进行登记，为数字化工作提供参考。
3 录音带数字化
3.1 数字化方式
把录音带播放设备和计算机进行连接，通过计算机的音频采集卡、应用软件对录音带播放出来的声音进行录制，转化为数字文件。
3.2 数字化主要参数
3.2.1 采样率:不低于44.1kHz
3.2.2 量化级：不低于16bit
3.2.3 通道数：录音带以单声道录制的，以单声道（MONO）采样；录音带以多声道录制的，以立体声（STEREO）采样。
3.3 数字化工作登记
对录音带数字化工作进行登记，以备查考（参见附表1）。
4 音频数字文件存贮
4.1 音频数字文件存贮格式
4.1.1 音频数字文件存贮格式为无损WAV文件，以尽量保持原音质不变。
4.1.2 提供网络查询的音频数字文件，则可把原WAV文件转换为MP3、WMA或其它便于网络传输的格式。
4.2 音频数字文件的命名
4.2.1 音频数字文件应以录音档案档号来命名。为了便于管理和数据挂接，音频数字文件采用的档号格式应与其目录数据库的格式一致。由于录音带数字化是其A、B面分别进行采样，其数字文件命名时应标注A、B面，和录音带相对应。
4.2.2 录音档案档号格式：
全宗号—LY—年度—保管期限—顺序号
全宗号—LY—年度—类别（机构）—保管期限—顺序号
全宗号—LY—年度—项目代号—保管期限—顺序号
全宗号—LY—目录号—顺序号
档号中的各号（代码）之间以“—”间隔。
保管期限、类别（机构）均用代码著录。保管期限代码永久为1、长期为2、短期为3、30年为4、10年为5；类别（机构）代码由各单位根据实际情况进行编制，固定使用。
档号中的各号（代码）以及年度均固定位数，以利排序。即全宗号3位，目录号3位，年度4位，类别（机构）代码2位，顺序号4位。位数不足前补“0”。
LY表示档案类型为录音档案。
4.2.３ 数字文件命名
在其档号上加注采样自录音带Ａ或Ｂ面，其间以“—”分隔。如“全宗号—LY—年度—保管期限—顺序号—Ａ”。
4.2.4 便于音频数字文件的管理和利用，应建立相应的文件夹，即同一全宗每个目录或年度建立一个文件夹，以“全宗号—LY—目录号（或年度）”来命名文件夹。
5 音频数字文件处理
5.1 对录音带转换的音频数字文件进行振幅—标准化处理，以符合正常的声音播放频率。
5.2 原录音带噪声过大的，应对其音频数字文件进行适当的降噪处理，以使声音更清晰、干净。
5.3 音频数字文件首尾空白无内容、且时间过长的部分，应进行适当剪切，在声音开始前和结束后有5秒左右的无声效果即可。
6 目录建库
6.1 数据格式
选择通用的数据格式（DBF、TXT），能直接或间接地通过XML文档进行数据交换。
6.2 目录著录
按照《档案著录规则》（DA/T 18—1999）、《广西壮族自治区录音录像档案归档整理规则（试行）》、《广西录音录像档案目录数据采集方案》等要求进行著录，建立规范档案目录数据库。
6.3 目录数据质量检查
质量检查采用人工抽查方式，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确。为了保证目录数据与音频数字文件能够正确挂接，检查时要重点检查档号是否准确，发现数据错录、漏录应及时进行修改、补录。
7 数据挂接
7.1 汇总挂接
档案数字化后形成的音频数字文件，经过质量检查确认合格后，通过相应的软件与录音档案目录数据库进行批量挂接。
7.2 检查挂接
数据挂接后，以录音档案目录数据库为依据，对挂接的音频数字文件进行检查，核对音频数字文件的档号与录音档案目录的档号是否一致，发现错误及时修正。
7.3 挂接登记
对汇总挂接及检查挂接的情况进行登记（参见附表2），对挂接错误的注明错误原因、处理办法及修正结果。
8 数据验收
8.1 数据抽查
8.1.1 以抽查的方式检查完成数字化的所有数据，包括目录数据库、音频数字文件及数据挂接的总体质量。
8.1.2 同一批验收的档案，抽查的比率不得低于5%。
8.2 验收指标
8.2.1 目录数据库与音频数字文件挂接错误，音频数字文件与原录音档案播放效果比较，声音不清晰、有变调、不完整的，为“不合格”。
8.2.2 同一批验收的档案，质量抽查合格率达到95%以上（含95%）时，可以验收“通过”。
合格率=抽查合格的文件数/抽查文件总数×100%
8.3 验收审核
验收“通过”的结论，必须经过分管领导审核、签字后才有效。
8.4 验收登记
对验收过程进行详细登记，以备查考。
9 数据备份
9.1 备份要求
9.1.1 在档案数字化的过程中,要求把每天形成的音频数字文件数据备份到指定的计算机硬盘上。
每完成一个目录或年度的录音档案转数字化，除备份在计算机硬盘外，应采用一次性写入光盘刻录一套数据保存。
9.1.2 数据挂接并验收合格后，应及时进行成品备份。采用多套备份方式，备份介质为一次性写入光盘，至少备份3套，并异地保存。
9.2 数据检验
经过验收的备份数据，每年进行一次数据检验，检查备份数据是否能打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
9.3 备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，并简略说明备份内容和备份时间，以便查找和管理（标签标注方法和内容参见《档案数据光盘载体封面标注格式》）。
9.4 备份登记
对每次备份的内容、数据大小、备份时间、备份套数等进行记录（参见附表3）。
10 数据管理
10.1 管理要求
加强对录音档案数字化成果的管理，制定相应的管理制度，对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。
10.2 保管环境
10.2.1 数据光盘不得擦洗、划痕、触摸其裸露处以及弯曲、挤压、摔打盘片。
10.2.2 数据备份介质保管环境温度为17℃～20℃，相对湿度为35%～45%。
10.2.3 防止数据光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射，远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
10.3 检测与维护
10.3.1 所有备份数据光盘每4—5年进行一次有效性、安全性检查，并重新刻录、备份数据。
10.3.2 如原数据运行的软、硬件平台发生改变，应及时对数据进行转换，并做好备份。
10.3.3 做好数据检测与维护过程的登记，数据检测时应说明检测方法、结果及处理措施，数据转换时应说明数据转换的原因及采取的转换措施、转换数据数量等。
下载：录音档案数字化加工工作单，录音档案数字化数据挂接、验收登记表，录音档案数字化数据备份登记表
广西壮族自治区录像档案数字化技术要求
（试行）
本规定对录像档案数字化工作流程提出具体的技术要求，适用于档案馆（室）录像档案的数字化加工、验收及数据管理。
1 录像档案数字化基本要求
1.1 加工范围
以录像带为载体的档案。
1.2 基本环节
档案数字化前处理、录像带数字化、视频文件处理、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数据管理等。
1.3 过程管理
1.3.1 建立档案数字化加工安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
1.3.2 建立档案数字化的台帐制度，在档案数字化各环节均进行详细登记，以备查考。
2 档案数字化前处理
2.1 检查录像带状况
检查录像带是否有断带、过紧或过松情况。有断带情况的，用胶带粘连等方式进行续接；过紧或过松的，必须进行倒进带操作，使之能正常播放。
为保证录像带的播放效果，在进行数字化前，对存放过久不常使用的录像带，必须进行倒进带处理，防止磁带播放时出现卡带、夹带等情况。
2.2 检查录像带播放画面、音质情况
在进行检查和倒进带处理后，应播放录像片段，检查播放画面、音质情况，并做好登记，以便对数字化后的效果进行比较。
2.3 检查登记
对录像带检查情况进行登记，为数字化工作提供参考。
3 录像带数字化
3.1 数字化方式
把录像带播放设备和计算机进行连接，通过计算机的视频采集卡、应用软件对录像带播放出来的画面、声音进行录制，转化为视频文件。
3.2 数字化主要参数
3.2.1 采集格式
采集格式为无损AVI格式。
3.2.1.1 分辨率（像素）:720X576
3.2.1.2 帧数：25帧/秒
3.2.1.3 视频速率：28800kbps
3.2.1.4 音频设定：224k/通道
3.2.1.5 音频速率：立体声（STEREO）、48KHz
3.2.2 存储格式
存储格式为MPEG2格式。
3.2.2.1 分辨率（像素）:720X576
3.2.2.2 帧数：25帧/秒
3.2.2.3 视频速率：9100kbps
3.2.2.4 音频设定：224k/通道
3.2.2.5 音频速率：立体声（STEREO）、48KHz
3.2.2.6 制式：PAL
3.3 数字化工作登记
对录像带转数字化工作进行登记，以备查考（参见附表1）。
4 视频文件存储
4.1 视频文件存储格式
4.1.1 录像档案采集时，以无损AVI格式存储采集数据。
4.1.2 把无损AVI格式文件转换为MPEG2格式文件，作为常规存储。
4.1.3 把MPEG2格式文件转换成DVD（VOB文件），用于制作DVD音像制品。
4.1.4 提供网络查询的视频文件，可把MPEG2文件转换为RM、MPG、ASF、WMV或其他格式。
4.2 视频文件的命名
4.2.1 视频文件应以录像档案档号来命名。为了便于管理和数据挂接，视频文件采用的档号格式应与其目录数据库的格式一致。
4.2.2 录像档案档号格式：
全宗号—LX—年度—保管期限—顺序号
全宗号—LX—年度—类别（机构）—保管期限—顺序号
全宗号—LX—年度—项目代号—保管期限—顺序号
全宗号—LX—目录号—顺序号
档号中的各号（代码）之间以“—”间隔。
为了便于目录数据和其相关的电子文件挂接，档号应与其电子文件命名一致，保管期限、类别（机构）均用代码著录。保管期限代码永久为1、长期为2、短期为3、30年为4、10年为5；类别（机构）代码由各单位根据实际情况进行编制，固定使用。
档号中的各号（代码）以及年度均固定位数，以利排序。即全宗号3位，目录号3位，年度4位，类别（机构）代码2位，顺序号4位。位数不足前补“0”。
LX表示档案类型为录像档案。
4.2.3 为方便录像数字文件的管理和利用，应建立相应的文件夹，即每个目录或年度建立一个文件夹，以“全宗号—LX—目录号（或年度）”来命名文件夹。
5 视频文件处理
5.1 对录像带转换的视频电子文件进行检查，截掉视频前后无内容的部分。
5.2 每个视频电子文件开始时应有5秒左右的无声画面，应根据原录像档案情况适当地进行编辑、处理。如截取有录像档案名称的画面、按期编辑的内部参考资料的期数画面等。
6 目录建库
6.1 数据格式
选择通用的数据格式（DBF、TXT），能直接或间接地通过XML文档进行数据交换。
6.2 目录著录
按照《档案著录规则》（DA/T 18—1999）、《广西壮族自治区录音录像档案归档整理规则（试行）》、《广西录音录像档案目录数据采集方案》等要求进行著录，建立规范档案目录数据库。
6.3 目录数据质量检查
质量检查采用人工抽查方式，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确。为了保证目录数据与视频文件能够正确挂接，检查时要重点检查档号是否准确，发现数据错录、漏录应及时进行修改、补录。
7 数据挂接
7.1 汇总挂接
档案数字化后形成的视频文件，经过质量检查确认合格后，并进行适当的压缩处理，通过相应的软件与录像档案目录数据库进行批量挂接。
7.2 检查挂接
数据挂接后，以录像档案目录数据库为依据，对挂接的视频文件进行检查，核对视频文件的档号与录像档案目录的档号是否一致，发现错误及时修正。
7.3 挂接登记
对汇总挂接及检查挂接的情况进行登记，对挂接错误的注明错误原因、处理办法及修正结果（参见附表2）。
8 数据验收
8.1 数据抽查
8.1.1 以抽查的方式检查完成数字化的所有数据，包括目录数据库、视频文件及数据挂接的总体质量。
8.1.2 同一批验收的档案，抽查的比率不得低于5%。
8.2 验收指标
8.2.1 目录数据库与视频文件挂接错误，视频文件与原录像档案播放效果比较，声音不清晰、有变调、画面不完整的，为“不合格”。
8.2.2 同一批验收的档案，质量抽查合格率达到95%以上（含95%）时，可以验收“通过”。
合格率=抽查合格的文件数/抽查文件总数×100%
8.3 验收审核
验收“通过”的结论，必须经过分管领导审核、签字后才有效。
8.4 验收登记
对验收过程进行详细登记，以备查考。
9 数据备份
9.1 备份要求
9.1.1 在档案数字化的过程中，要求把每天采集的视频文件数据备份到指定的计算机硬盘上。
9.1.2 每完成一个录像档案采集工作，并检查无误后，除备份在磁盘上，应根据制作DVD音像成品的要求，转换成VOB格式，并制作成DVD音像制品保存。
9.1.3 DVD音像成品采用多套备份方式，备份介质为一次性写入光盘，至少备份3套，并异地保存。
9.2 数据检验
经过验收的备份数据，每年进行一次数据检验，检查备份数据是否能打开、数据信息是否完整、是否能正常播放等。
9.3 备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，并简略说明备份内容和备份时间，以便查找和管理（标签标注方法和内容参见《档案数据光盘载体封面标注格式》）。
9.4 备份登记
对每次备份的内容、数据大小、备份时间、备份套数等进行记录（参见附表3）。
10 数据管理
10.1 管理要求
加强对录像档案数字化成果的管理，制定相应的管理制度，对备份数据定期检查，确保数据的安全、完整和长期可用。
10.2 保管环境
10.2.1 数据光盘不得擦洗、划痕、触摸其裸露处以及弯曲、挤压、摔打盘片。
10.2.2 数据备份介质保管环境温度为17℃～20℃，相对湿度为35%～45%。
10.2.2 防止数据光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射，远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
10.3 检测与维护
10.3.1 所有备份数据光盘每4—5年进行一次有效性、安全性检查，并重新刻录、备份数据。
10.3.2 如原数据运行的软、硬件平台发生改变，应及时对数据进行转换，并做好备份。
10.3.3 做好数据检测与维护过程的登记，数据检测时应说明检测方法、结果及处理措施，数据转换时应说明数据转换的原因及采取的转换措施、转换数据数量等。
