第一条 为加强保险档案规范、科学化管理，更好地为保险事业发展服务，根据国家档案局的有关规定和保险业务的特点，制定本细则。
第二条 本细则所包含的档案，主要指在承保、理赔（给付）、防灾防损等保险业务工作中直接形成的各种文件、材料、单证、图表、照片、录音（像）带等。
第三条 本细则所指保险档案的归档范围如下：
一、承保单证
（一）保单副本及附表；
（二）批单副本、附表及批改申请书；
（三）投保单及附表；
（四）保险费收据（存根联）；
（五）退费收据（存根联）；
（六）保险合同或协议；
（七）保费结算通知书（国内业务无此项）；
（八）中途退保的有关单证、附表、合同、协议；
（九）其他。
二、赔案
（一）国内财产险、农业保险赔案
1．出险通知书；
2．损失清单；
3．出险证明材料；
4．保单抄件；
5．批单抄件；
6．事故查勘报告表；
7．检验结果或技术鉴定报告；
8．估价单、定损协议、修理协议；
9．医疗费、修理费、施救费等各种原始单证；
10．结案报告书；
11．赔款计算书及附表；
12．赔款收据（存根联）；
13．授权书或权益转让书；
14．撤销授权书的函；
15．损失索赔申请书；
16．损失物资回收处理单；
17．预借赔款申请书；
18．注销、拒赔案件报告书；
19．赔案呈批报告副本及上级批复文件；
20．行政执法部门或法院调解书、判决书或仲裁机关的仲裁书；
21．现场照片；
22．赔案说明或定损理算说明；
23．其他。
（二）人身险给付案
1．给付申请书；
2．保单或投保单副本抄件；
3．储蓄性业务给付案件保险证及最后一期缴费凭证；
4．出险事故通知书；
5．现场勘查记录；
6．出险调查报告；
7．死亡（伤残）证明：（由所在地公安派出所出具的死亡、出生年月证明，伤残由县以上医院出具残废程度证明）；
8．其他证明材料（包括门诊处方、医疗费原始单据、住院病历及出院诊断证明、交警司法部门证明等）；
9．给付保险金通知书；
10．起诉书、应诉书、答辩状、法院仲裁书、庭外调解协议书；
11．给付领款收据；
12．批单；
13．现场照片及被保险人伤残部位照片；
14．案件呈批报告副本及上级公司批复文件；
15．权益转让书；
16．结算报告；
17．其他。
（三）涉外业务
1．非水险（包括财产险、汽车险、人身意外伤害险、责任险、船舶险、飞机险、投资险，出口信用险）赔案
（1）赔款收据及权益转让书；
（2）各种发票；
（3）出险通知；
（4）事故经过报告；
（5）检验报告（律师报告、分析报告、现场照片、医院证明等）；
（6）医疗费或修理费单据；
（7）估价单；
（8）赔款计算书；
（9）保单副本或影印件；
（10）本公司与上级公司关于赔案的请示批复；
（11）各类调解、仲裁、判决、协议书等；
（12）批单；
（13）函电；
（14）向第三者追偿的文件；
（15）索赔通知书；
（16）现场照片；
（17）证明材料；
（18）修理合同或协议；
（19）其他。
2．水险业务赔案
（1）函电；
（2）索赔清单；
（3）检查验损报告；
（4）发票；
（5）装箱单；
（6）进口国的海关证明；
（7）保单正本、批单；
（8）提单及其他运输单据；
（9）赔款收据及权益转让书；
（10）理算书；
（11）现场照片；
（12）货损货差证明；
（13）赔款计算书；
（14）外汇申请书；
（15）海事报告及航海日志摘要；
（16）向承运人或其他第三者追偿的文件；
（17）如通过法律诉讼的案件应包括起诉书，委请国外律师代办诉讼授权书和权益证明；
（18）超赔案审批权的案件的请示、批复。
（19）登轮记录；
（20）担保函；
（21）起运通知；
（22）其他。
（四）防灾防损业务
1．保险标的周围环境及主要危险部位标示图；
2．防灾检查记录；
3．重大隐患整改建议书；
4．各种灾害事故调研报告，课题研究材料；
5．灾害事故发生的原因、损失范围、时间、损失金额等情况记录；
6．防灾防损费用支出、防损措施，办法、成果、经济效益；
第四条 保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。
承保单证按保险单（副本）顺序号每200页立为一卷。赔（给）付卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。案卷厚度一般不过二厘米。
第五条 承保单证、赔案等均由业务经办人立卷，按期归档。
第六条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。当年结案的赔（给）付案卷归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时业务年度。
第七条 保险档案的卷内排列顺序承保单证按照承保工作程序依次排列；赔案（给）付案卷内的排列原则是：有批复的案件，批复放在卷首；非诉讼案件的结论、决定等放在卷首；诉讼案件判决性材料放在卷首。卷内其它文件的排列顺序按照理赔工作程序依次排列。
第八条 各类赔（给）付案卷要认真填写卷内目录和备考表。并逐页编写文件所在页号，卷内目录应填写齐全，字迹工整。
卷内目录的填写：
①顺序号：按卷内实有文件、单证的排列顺序填写；
②文号：按卷内文件制发机关的发文字号填写；
③责任者：按卷内材料形成单位的名称填写；有的材料如有几个“责任者”可只填写一个主要单位；
④标题：按卷内文件材料的标题填写；
⑤日期：按卷内文件材料的形成时间填写；
⑥文件所在页号：按卷内文件材料所在页号填写。若干张单据粘贴在一张粘贴单上时，每张粘贴单按一页编号；但粘贴单中附贴几张单据，应在目录“备注”栏内注明。
⑦备考：填写卷内文件需说明的事项。
第九条 案卷装订 案卷原则上采用三孔一线的方法装订。永久、长期赔案卷内需要附贴的单证、照片等应粘贴在统一规格的附纸上，案卷所附单证尺寸大的应折叠整齐。在装订线外有文件内容时。要加宽边。装订前要去除金属物，使案卷保持结实、整齐、方便利用。
第十条 业务赔案卷皮的外形尺寸，按照国家技术监督局发布的《文书档案案卷格式》中所订标准执行。卷皮可使用软卷皮，也可使用硬卷皮，使用软卷皮必须装盒。
承保单证的卷皮封面应写明下列项目：
全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、年度、保单起止号、保管期限、档号。
赔案卷封面应写明下列项目：
全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、出险时间、结案时间、保管期限、归档号、档号。
第十一条 保险赔案的分类采用年度——机构（险种）。
第十二条 保险档案的利用工作既要积极主动，又必须坚持一定的制度和手续。调阅保险档案要填写调阅登记簿和利用档案效果登记簿。
第十三条 根据《中国人民保险公司档案保管期限表》的规定，确定保险档案的保存期限。超过保存期限时，应由档案部门会同主管业务部门共同进行再次鉴定。确属失去保存价值的保险档案要登记造册，填具保险档案销毁清单，经档案部门和业务主管部门的领导审核并报公司领导批
准后方可销毁。
第十四条 本细则自1994年起执行。
1994年1月
《中国人民保险公司档案保管期限表》（修订稿）
1．本公司召开的董事会、监事会、全保会及其他大型重要会议（包括国际
会议）的文件材料
1．1 会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要、
重要的声像材料等 永久
1．2 会议典型材料、代表发言、简报等 长期
1．3 会议参考资料、小组讨论记录等 短期
2．本公司党组会、经理办公会、司务会会议文件材料
2．1 会议的决定、决议、记录、纪要及讨论通过的重要文件材料 永久
2．2 会议一般性文件 短期
3．本公司召开的专业会议、座谈会、汇报会等文件材料
3．1 重要的 长期
3．2 一般的 短期
4．上级公司、地方党政机关召开的重要会议的文件材料
4．1 会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、纪要等 长期
4．2 会议参考材料、典型材料及一般性材料等 短期
5．本公司和其他单位联合召开的重要会议材料
5．1 主办单位 永久
5．2 联衔单位 长期
6．参加其他单位主办会议带回的文件材料 短期
7．中央、国务院、地方人民政府、上级机关颁发的关于保险工作的指示、方
针、决定、决议、条例、规章、制度、办法等 永久
8．本公司制发的（包括与其他单位联合制发）文件材料
8．1 属于方针、政策、条例、规章、制度、办法等能反映保险业务经营和
管理活动的 永久
8．2 属于一般业务性问题的 长期
8．3 事务性、参考性的 短期
9．本公司代表地方党政机关、上级公司草拟并被采用的文件的最后草稿
9．1 重要的、法规性的 长期
9．2 其它一般性的 短期
10．本公司形成的各种专题调查报告、业务情况分析报告 长期
11．上级公司或有关机关对本公司、本公司对下级公司检查工作形成的文
件材料
11．1 重要的 长期
11．2 一般性的 短期
12．关于保险业务经营和管理工作本公司的请示与上级公司的批复，下级
公司的请示与本公司的批复
12．1 重要的 永久或长期
12．2 一般性的 短期
13．本公司工作总结、汇报
13．1 年度或年度以上的综合性总结 永久
13．2 年度或年度以上的各险种业务及单项工作总结 长期
13．3 月、季度、半年总结 短期
14．下级公司报送的工作总结
14．1 年度或年度以上综合性总结或年度以上主要业务工作总结 长期
14．2 月、季度、半年总结 短期
15．本公司组织沿革、大事记及启用印信的文件材料 永久
16．反映本公司主要业务活动的简报、照片、录音、录像等材料 永久
17．本公司编辑出版的刊物、重要专著等出版物
17．1 每期样本、重要原稿和重要清样 永久
17．2 一般原稿的清样 短期
18．本公司编发的业务宣传材料
18．1 重要的 长期
18．2 一般的 短期
19．本公司形成或汇总的计划统计报表、财务会计预、决算报表及其说明
19．1 年度或年度以上综合性的汇总表、报表 永久
19．2 年度或年度以上分业务险种、分项统计表 长期
19．3 月、季度报表 短期
20．下级公司报送的计划统计表、财务会计预、决算报表及其说明
20．1 年度或年度以上的报表 长期
20．2 月、季度、半年报表 短期
21．上级公司和有关部门下达的各项业务费用、指标等的计划、控制数字
21．1 年度以上的 长期
21．2 月、季度、半年报表 短期
22．本公司关于各项业务费用及基建、汽车、三材等指标的计划、规划、控
制数字及其分配情况
22．1 年度或年度以上的 永久
22．2 月、季度的 短期
23．本公司办理人大代表、政协委员所提议案（包括与其他单位共同办理）
的情况及有关文件 长期或短期
24．本公司处理人民来信、来访形成的记录 摘要及处理结果等文件材料
24．1 重要的 长期
24．2 一般的 短期
25．本公司财产、设备、物资的购置、管理、使用、移交、报废、出卖等活
动形成的文件材料 长期
26．本公司移交档案、销毁档案的清册及有关凭证等文件材料 长期
27．本公司发电、收发文登记簿、销毁不归档文件材料登记簿及有关凭证等
长期
28．本公司干部出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
28．1 重要外事活动的报告、请示、批复、总结、会谈记录、照片、签订的
业务合同、协议及其它重要文件 永久
28．2 一般外事活动的考察报告、总结及出访活动的审批手续等 长期
28．3 其它事务性材料、来往文书等 短期
29．本公司关于先进集体、先进个人及对有突出功绩人员的奖励、表彰材料
29．1 上级公司、地方党政有关部门或本公司批准的报送备案的 永久
29．2 下级公司报送备案的 短期
30．本公司董事长、副董事长、经、副经理的任命、本公司对下属公司及海
外机构经、副理的任免材料、授权书、公证书等 永久
31．本公司机构内部科级以上干部的任免材料 长期
32．上级公司、有关部门或本公司批准的专业技术干部职称的文件材料
永久
33．本公司干部、工人录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、死亡、
抚恤等有关材料
33．1 有关部门或本公司批准的 长期
33．2 下级公司报送备案的 短期
34．本公司干部、人工、党员名册 永久
35．本公司职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根 长期
36．本公司关于商调干部的来往文书 短期
37．本公司对有关人员的审查、考核及重大事故案件的调查处理材料 长期
38．本公司出国人员（包括工作、学习）审批文件材料及办理出国签证事宜
的文书材料 短期
39．下级公司机构成立、撤销、调整形成的文件
39．1 本公司批准的 永久
39．2 下级公司报来备案的 短期
40．上级单位、本公司关于在职干部学习的有关文件规定 长期
41．干部培训工作计划、办法、名单、总结等 长期
42．各类干部培训班的通知、规定、名单、总结等 短期
43．本公司委托大专院校代培学生形成的文件材料
43．1 代培计划、合同、协议等 长期
43．2 学员名单、学员基本情况登记表及审批材料 短期
44．关于建立保险院校、保险干部培训基地及加强管理工作的文件
44．1 批件 永久
44．2 规定、办法 长期
45．关于保险体制改革工作形成的文件
45．1 上级公司、本公司制发的关于体改工作的规划、试点经验、工作报告
等重要文件 长期
45．2 其他一般性文件及下级公司报送备案的 短期
46．本公司关于开展各项工作竞赛、组织经验交流及开展文体活动的有关
材料 短期
47．关于计划生育工作的文件 短期
48．关于职工生活福利问题的文件 短期
49．本公司关于基建工程的请示、报告、基建任务计划书、设计蓝图、合同
书、竣工图、验收证明及房屋造价决算书等文件材料 永久
50．本公司关于基建财务管理、预决算文件 长期
51．本公司关于本年度外汇留成及额度分配的文件 长期
52．本公司有关利润留成的文件材料 永久
53．本公司关于外汇收支及出口用汇的有关文件材料 长期
54．本公司海外机构存港、留港资金投资及其利息等问题的文件 长期
55．本公司关于调整甲、乙签字人的文书材料 长期
56．本公司关于各种保险、再保险业务帐务处理的文件 长期
57．有关税务工作的文件 长期
58．上级公司、本公司关于各种业务经营权限和各种业务质量考核标准的
规定 长期
59．关于开办保险业务的条款、特款、费率、实物手续及修订说明等
59．1 本公司制定的 永久
59．2 下级公司报送的 长期
59．3 上级公司下发条款
一般性 长期
试行、暂行 短期
60．国内外各种业务计划管理办法 长期
61．险种业务综合统计表格、资料及分析材料 永久
62．各险种业务重大赔案处理情况及分析报告 永久
63．有关记述保户安全管理情况活动和安全技术活动反映保户防灾检查的
材料 长期
64．重大事故隐患检查情况及改进建议 长期
65．各险种保险业务出险情况及已付赔款登记簿 永久
66．关于防灾费的拨付、使用及管理的文件材料 长期
67．防灾、防损工作通知、通报、总结、经验介绍
67．1 重要的 长期
67．2 一般的 短期
68．各种自然灾害、意外事故综合统计资料 永久
69．保险业务无赔款优待、安全奖励的办法、规定 长期
70．保险与救灾工作相结合的文件材料 长期
71．关于保险业务代理、代办问题及给付代理手续费、检验费、佣金等文件
材料 长期
72．有关调整保险责任范围、调整各险种业务免赔额的文件材料 永久
73．对未参加保险的大中企业、系统或地区有关情况的调查材料 短期
74．与保险业务工作有关的工业生产、气象、消防、地质、土壤等资料 长期
75．与保险工作有关的各国法律、法令等资料 长期
76．本公司与有关单位、客户签定的各种保险协议、合同 长期
77．关于人身保险业务存款利率问题的文件材料 长期
78．关于开办各险种业务的情况反映及建议
78．1 重要的 长期
78．2 一般的 短期
79．各种保险业务交费清单 长期
80．关于代理外国保险公司检验、理赔的规定、办法、通知及来往文书
80．1 重要的 永久
80．2 一般的 短期
81．外国保险公司、再保险公司、经纪人、代理人来访形成的文件
81．1 会谈记录、纪要、签订的业务协议接待简报等重要文件 长期
81．2 办理签证手续，来往函电等一般文书 短期
82．关于了解国外保险、经纪人资信、业务能力及外国保险市场情况的文书
82．1 重要的 长期
82．2 一般的 短期
83．保险船舶的船名录 短期
84．分保业务损益表 长期
85．关于保险、再保险准备金运用情况、运用效益的文书 永久
86．本公司与国外再保险公司关于分出、分入业务结算处理及其结算的文
件材料 永久
87．关于分保续转工作的来往文书
87．1 重要的 长期
87．2 一般的 短期
88．年报
88．1 本公司的 永久
88．2 外国公司的 长期
89．关于各种临分业务的帐务处理、报表及来往文书 长期
90．本公司与国外保险同业业务往来的结算单据 永久
91．分保业务各合同出险通知及推赔结算帐单 长期
92．本公司接待海外保险职工观光团的文件 短期
93．本公司与有关部门、有关单位协商工作的来往文书
93．1 重要的 长期
93．2 一般的 短期
94．各险种业务承保统计台帐及赔案统计台帐 永久
95．承保单证：
95．1 财产险、机动车辆保险、农村种养业保险、货运险、船舶险等承保单
证3年
95．2 人身险承保单证
95．2．1 意外伤害保险3－5年
95．2．2 医疗保险
95．2．2．1 长期医疗保险 永久
95．2．2．2 短期医疗保险3－5年
95．2．3 人寿保险 永久
95．2．4 社会保险养老保险 永久
95．3 涉外业务
95．3．1 水险10年
95．3．2．1 一年期的船舶险5年
95．3．2．2 二年期以上的船舶险10年
95．3．3 石油保险 长期
95．3．4 航空保险5年
95．3．5 涉外财产、建工、安工、养殖保险等5年
95．3．6 各类责任险 长期
95．3．7 卫星保险、核电站保险永久
96．赔案：
96．1 企财险、机动车辆保险、农村种养业保险
96．1．1 100万元以上 永久
96．1．2 30－100万元 长期
96．1．3 30万元以下 短期
96．2 家财险
96．2．1 10万元以上 永久
96．2．2 5－10万元 长期
96．2．3 5万元以下 短期
96．3 个体工商户保险 保险
96．3．1 30万元以上 永久
96．3．2 10－30万元 长期
96．3．3 10万元以下 短期
96．4 货运险
96．4．1 10万元以上 长期
96．4．2 10万元以下 短期
96．5 船舶险、渔船险
96．5．1 30万元以上 长期
96．5．2 30万元以下 短期
96．6 产品责任险
96．6．1 100万元以上 永久
96．6．2 10－100万元 长期
96．6．3 10万元以下 短期
96．7 涉外业务
96．7．1 水险
96．7．1．1 货物全损案 永久
96．7．1．2 一般赔案 短期
96．7．2 船舶保险、石油保险
96．7．2．1 20美万元以上的具有典型性的赔案 永久
96．7．2．2 一般赔案 短期
96．7．3 航空保险
96．7．3．1 重大赔案 永久
96．7．3．2 一般赔案 长期
96．7．4 非水险
96．7．4．1 财产、汽车、建工、安工、养殖险等典型赔案 长期
96．7．4．2 财产、汽车、建工、安工、养殖险等一般赔案 短期
96．7．4．3 卫星保险、核电站保险赔案 永久
96．7．4．4 各类责任险赔案 永久
96．7．5 重大追偿案、疑难案、拒赔案、通融赔付案、有争议案永久
96．8 人身保险
96．8．1 意外伤害保险
96．8．1．1 典型案件 永久
96．8．1．2 一般案件 短期
96．8．2 医疗保险
96．8．2．1 长期医疗保险 永久
96．8．2．2 短期医疗保险 短期
96．8．3 人寿保险、社会保险 永久
1994年4月29日
