明清档案著录细则
DA/T 8-1994

1主题内容与适用范围
1.1档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础条件之一。为建立明清档案目录中心，统一明清档案的检索体系，早日使用现代化的检索手段，更好地开展档案信息的报道与交流，充分发挥明清档案在我国社会主义建设事业中的作用，特制定本细则。
1.2本细则依据《档案著录规则》GB3792.5的原则和基本概念，结合明清档案的特点和明清档案工作的实际情况制定。
1.3本细则适用于所有保藏明清档案的部门进行明清档案的著录。

2著录项目
2.1题名与责任者
2.1.1题名
2.1.2责任者
2.2文种(或文本)项
2.3时间项
2.4附注项
2.4.1责任者注
2.4.2时间注
2.4.3载体类型及形态注
2.4.3.1载体类型注
2.4.3.2数量及单位注
2.4.3.3附件注
2.4.3.4规格注
2.4.4语种注
2.4.5档案实体状况注
2.5排检与编号项
2.5.1分类号
2.5.2档案馆(室)代号
2.5.3档号
2.5.4缩微号
2.5.5主题词
2.6提要项

3著录详简级次
3.1著录项目分必要项目和选择项目。
3.1.1必要项目:题名、责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。
3.1.2选择项目:文种(或文本)、附注、档案馆(室)代号;提要。
3.2著录详简级次分为简要级次和详细级次。
3.2.1凡条目仅著录必要项目的称简要级次。
3.2.2凡条目除著录必要项目外还著录部分或全部选择项目的称详细级次。

4标识符号
4.1著录项目标识符
4.1.1著录项目之前冠以一定的标识符
·-文种(或文本)项、时间项、附注项的标识符
/责任者项的标识符
4.1.2著录项目标识符说明
4.1.2.1“·-”符占两格、回行时不应拆开。“/”符占一格。
4.1.2.2有标识符各项在同行时均不省略标识符。
4.2著录内容识别符
()表示公元纪年、责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者时代、外国责任者国别职务及姓名原文。
〔〕表示考证得出的著录内容。
□表示残缺内容。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“□”。
·外文缩写。
～起止连接。
，间隔符。相同著录项目之间、附注项下各小项之间以及主题词之间以“，”号间隔。

5著录格式
5.1卡片式著录条目格式
分类号档案馆(室)代号
档号缩微号
题名/责任者·-文种(或文本)
·-时间·-附注
主题词
提要
5.1.1卡片式著录条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别著录于卡片左上角的第一、二行;档案馆(室)代号、缩微号分别著录于卡片右上角第一、二行。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、文种(或文本)项、时间项和附注项，各项目回行时齐头著录。第三段落为主题词，另起一行齐头著录。第四段落为提要，另起一行空两格著录，回行时齐头著录。
5.1.2卡片尺寸为12.5cm×7.5cm。著录时卡片四周均应留有1cm空隙。如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。
5.2书本式著录条目格式在条目分类号上方加顺序号，其余与卡片式条目相同。

6著录用文字
6.1汉文档案著录时，应使用规范的简化汉字，如遇有档案中的一些人名、地点在由繁化简过程中产生歧义的情况，可照录原文字。
6.2少数民族文字档案著录时，依照少数民族文字书写规则，亦可根据实际需要翻译成汉文著录(外文档案著录亦同)。
6.3无论著录何种文字的档案，其时间项、排检项、编号项、附注项中的数字，均使用阿拉伯数字。

7著录项目细则
7.1题名与责任者项

a·题名指单份档案文首和案卷封面上表达档案内容特征、中心主题的题目名称。
b·责任者指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
7.1.1题名原则照录原文。如遇原题名过于冗长的情况，可根据档案内容进行删改。如遇原题名过简不反映档案内容或档案没有题名的情况，可根据档案内容重新拟定题名。
7.1.2题名所用文字应尽量体现档案的时代特征。题名的字数包括标识符号最多不超过60个字节，即30个汉字。
7.1.3机关团体责任者
7.1.3.1团体责任者必须著录全称或通用简称。
如“总理各国事务衙门”简称“总理衙门”;“京师内外地方审判厅”简称“京师审判厅”。
7.1.3.2政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“()”号。如(明)内阁，(清)军机处。
7.1.4个人责任者
7.1.4.1一般应著录职务，以备查考。著录时将职务著于姓名之后，并加“()”号。
著录职务时将虚衔省略，只著录实衔。实衔在两个以上者，应选择与档案内容直接有关的实衔适当规范后著录。如“总督四川陕西等处地方兼理粮饷兵部右侍郎兼都察院御史加六级纪录三次年羹尧”应著录为“年羹尧(川陕总督)”。又如“新调河南巡抚贵州巡抚××”奏报黔省地丁数目的档案，即应只著录为“××(贵州巡抚)”。若责任者在三个以上，并且姓名或职务过长，可将职务省略。若两责任者职务相同，将职务著于前一个责任者之后，另一个责任者的职务省略。
7.1.4.2档案所署个人责任者为别名、笔名、曾用名、字号时均照原文著录，但应将其正式姓名著于后面，并加“（）”号。如:伯涵(曾国藩)。
7.1.4.3个人责任者时代特征的著录与7.1.3.2同。
7.1.4.4外国责任者应著录各历史时期易于识别的国别简称和职务(有职务者可不单著录国籍)，统一的中文姓氏译名、姓氏原文。国别职务和姓氏原文均加“()”号。姓氏原文著于中文姓名之前，国别职务著于中文姓名之后。例如:(John Newwu.J)朱迩典(英国驻华公使)，(Horatio Nelson.L)李泰国(英籍中国海关总税务司)。
7.1.5档案有多个责任者时，除著录位于档案首位的责任者外，其他责任者最多著录两个，各责任者间以“，”间隔，后加“等”字。与档案内容直接有关的责任者必须著录。如著录多方条约一类的档案时，各责任者均与档案内容有直接关系，亦应按照顺序著录三个责任者，同时在附注项中补著其他责任者。
7.1.6未署责任者的档案
应著录根据档案内容、形式特征考证出的责任者，并加“〔〕”号。考证无结果时以三个“□”代之，著录为“□□□”。
7.1.7责任者有姓有职务而无名字时，经考证得知全名者，不需加“〔〕”号，如不能考证出全名，则著录责任者的姓，在姓后加两个□号。
7.1.8档案的责任者有误
仍照原文著录，但应考证出确实的责任者附后，并加“〔〕”号，如系前人整理时考证有误不在此例，应只著录确实的责任者。(考证均应慎重，“宁缺勿错”以免给利用者造成错觉，其时间的考证亦同)。
7.1.9责任者项的著录字数加标识符号不得超过80个字节，即40个汉字。
7.2文种(或文本)
文种即文书种类。如制、诏、诰、敕、题、奏、表、笺、咨、札、移会等等。文本即文书稿本的名称，如正本、副本、草稿、定稿、手稿等等。
各部门可根据实际需要著录文种或文本。
7.2.1文种(或文本)应加以规范后著录。
7.2.2文种(或文本)项的著录字数不超过10个字节，即5个汉字。
7.3时间项
时间项视不同著录对象分为档案形成时间和卷内档案起止时间。
7.3.1档案的形成时间
以一份档案为对象著录一个条目时，一般公私文书、信札著录发文时间，诏令文书著录发布时间，条约、合同著录签署时间，表册著录编制时间，工程图纸著录设计时间。
7.3.2案卷内档案的起止时间
以一卷档案为对象著录一个条目时，著录案卷内档案的最早和最迟的形成时间，用“～”连接。
7.3.3著录清代档案纪年用“清代纪年表示法”。
“清代纪年表示法”共有九个数位，第1至第2第位为朝的代码(清代共有天命、天聪、崇德、顺治、康熙、雍正、乾隆、嘉庆、道光、咸丰、同治、光绪、宣统等十三朝，依次以代码01-13替代)，第3至第4位为年数，第5至第7位为月数，第8至第9位为日数。首先著录原纪年，然后将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。公元纪年按GB2808-81《全数字式日期表示法》。例如:乾隆十年九月二十六日著录为:071009026(17451021)。
遇有原纪年有朝无年，有年无月，有月无日等情况的档案，以99……补上空位。如雍正五年著录为060599999(17280000)。
遇有闰月在第七位著字母“R”。如宣统三年闰六月著录为-130306R99(19110800)，
遇有干支纪年及以韵代日时，均先换算成原纪年后再著录。
7.3.4没有形成时间或形成时间不清的档案，应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成时间著录，并加“〔〕”;或著录档案上的其它时间(收文时间、审核时间、印发时间等，但需在附注项中说明)。考证无结果又无其它时间的档案，以三个“□□□”代之。
7.3.5时间记载有误的档案，仍照原文著录，再将考证的时间附后，并加“〔〕”。如系前人整理时考证有误，不在此例，应只著录正确的时间。
7.3.6条约等只有公元纪年的档案，除照录公元纪年外，需换算原朝年。著于公元纪年之前。
7.4附注项
附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外，根据档案具体情况需要在附注项中说明的事项，列在其后。
7.4.1责任者注见7.1.5
7.4.2时间项注见7.3.4
7.4.3载体类型及形态注
7.4.3.1载体类型注
指金石、简牍、照片等。凡纸为载体者不著录。
7.4.3.2载体数量及单位注
著录数量用阿拉伯数字，单位用档案的物质形态的统计单位，如：件、卷、册、盒等。
7.4.3.3附件注
当正件题名不能反映附件内容时，需著录附件题名，附件题名加引号。如附件在两个以上，可对其内容作概括性说明。
7.4.3.4规格注
规格指档案本身的尺寸及型号等。
7.4.4语种注
指档案的书写文字，如满文、藏文、满汉合壁、英文、俄文等。汉文不著录。若遇不能识别的外国文字，可著“外文”。
7.4.5档案实体状况注
指残缺、破损等情况。
7.4.6著录附注项时，各小项间要以“，”间隔。其著录文字加符号不得超过50个字节，即25个汉字。
7.5排检与编号项
7.5.1分类号
依据《清代档案分类表》及《档案分类标引规则》标引，著于条目左上角第一行。
7.5.2档案馆代号
依据有关规定著录。置于条目右上角第一行。
7.5.3档号
在档案整理过程中对档案的编号。档号包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号。
7.5.3.1档号各号间用“-”相隔，占半格。
7.5.3.2档号著录于条目左上角第二行。
7.5.4缩微号
缩微号是档案缩微品的编号。著录于条目右上角第二行。
7.5.5主题词
依据《清代档案主题词表》及主题标引规则标引，著于条目第二段下，词间以“，”间隔。
7.6提要项
提要项是对档案内容的简介，应用简洁的文字全面反映其主题内容。提要项一般不超过400个字节，即200个汉字。