梧州市档案局  梧州市法制办公室

关于2017年度档案行政执法检查暨档案安全

检查情况的通报

市各有关单位：

为加大我市依法治档工作力度，推进机关单位档案规范化建设，不断提高档案管理水平，安全有效地保护和利用档案信息，2017年9月5日至9月7日，市档案局、市法制办联合组成档案执法检查组，对市政府办公室、市政协办公室、市纪委办公室、市公安局、市财政局、市政园林管理局、梧州检验检疫局、人民银行梧州市中心支行、工商银行梧州分行、农业银行梧州分行等10个单位开展了档案行政执法检查。检查组采取听取汇报、实地检查、现场询问、反馈意见的方式，按照《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准》从组织管理、条件保障、基础业务、信息化工作、开发利用、档案室等级、业务提升等全面地进行了检查，现将有关情况通报如下：

一、主要成绩

（一）档案工作的领导得到加强。大部分单位能够把档案工作作为一项重要工作纳入领导议事日程，列入年度工作计划，定期研究档案工作，解决档案工作实际问题，形成单位领导分管、部门负责人主管、专兼职档案工作人员具体管理的机制。如梧州检验检疫局、工商银行梧州分行等单位的领导经常过问档案工作，切实解决存在的问题，加大档案经费投入，增设各类档案用房，改善档案保管条件，促进了档案工作的制度化、规范化、标准化建设。

（二）档案保管设备设施不断完善。各单位重视档案保管条件的改善，在办公室搬迁或调整中，按照档案保管的新要求，改造档案库房，购置档案密集柜、温湿度控制、杀虫、消防、监控等设备设施，加大改善档案存放保管条件的力度。例如市财政局，在新办公楼设立了设施先进、功能完善的档案室，市公安局也将搬迁到设施全新的档案室。

（三）档案整理工作水平逐步提升。大部分单位严格按照本单位制定的档案分类方案及文件归档范围和保管期限表收集和整理归档文件，归档文件收集、整理比较及时，归档文件整理规范，装具符合要求，目录录入符合要求，且业务档案整理也较规范，整理质量明显提高。

（四）档案数字化建设正在加快。受检单位档案管理全部实现计算机管理，档案查阅检索使用GD2000档案管理软件，提高了查阅利用效率。部分单位对室藏保管期限永久和30年的纸质档案进行全文数字化扫描工作，如梧州检验检疫局、农业银行梧州分行的室存永久和30年的纸质档案已完成全文数字化，工商银行梧州分行对网络传输的电子文件实时归档，大大提高了档案信息化工作水平，为创建数字化档案室打下了坚实的基础。

二、存在问题

（一）与现行的一级档案室标准存在差距。部分单位档案工作仍停留在原先一级档案室旧标准水平，跟自治区档案局2014年起实行的《广西壮族自治区市直机关档案室等级认定标准》有一定的差距，尤其在档案数字化及档案编研利用两方面重视力度明显不足。

（二）档案基础业务工作不完善。有的单位存在档案工作制度执行不到位、人员不到位或培训力度不够等问题。有的单位档案门类不齐全，只注重纸质文件材料的收集，而忽略照片档案、录音录像档案、实物档案、电子档案等的收集，影响了档案的齐全完整，档案存在散失的隐患。

三、几点要求

在此次执法检查中发现的上述问题，各有关单位要引起高度重视，要进一步提高档案法制意识，对照《广西壮族自治区各级机关档案工作检查评分标准》及《广西壮族自治区市直机关档案室等级认定标准》，采取有效措施，切实加以整改。

（一）要进一步加强领导，促进档案工作持续发展。各单位要贯彻落实好市委、市政府《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，定期研究档案工作，落实具体措施，进行考核检查，不断提高档案管理水平，使档案工作适应新形势发展的需要。

（二）要进一步落实档案安全责任制度，确保档案安全。各单位要落实档案收集保管、查阅利用、档案信息管理等制度，责任到人，定期检查，消除隐患，跟踪落实，确保档案实体和信息绝对安全。

（三）要加大档案业务建设力度。进一步加强科技档案、专业档案、照片和录音录像档案、会计档案、电子档案以及实物档案的收集，规范各门类档案的整理、保管，开展档案编研开发利用，保障档案的齐全完整、规范有序、有效利用。

（四）要加强档案人员的培训学习。各单位要重视档案人员的培养，合理安排档案人员的工作，保持工作的延续性。安排参加档案业务培训，加强学习锻炼，切实提高档案业务能力和实际操作水平。

（五）要提高档案信息化管理水平。档案数字化工作是各单位档案管理工作中的薄弱环节，也是档案信息化管理的基础，各单位要把该项工作列入计划，切实保障资金投入，开展好档案数字化工作，确保档案管理工作跟上信息共享的时代发展要求。

               梧州市档案局        梧州市法制办公室

                         2017年12月4日