根据广西壮族自治区档案局关于执行《归档文件整理规则》的通知，梧州市从2016年及以后形成的文书类归档文件的整理原则和方法，均按《规则》规定执行。

　　一、归档文件分类方案统一采用“年度-保管期限”或“年度-保管期限-机构（问题）”的方法进行分类、排列， 机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。。
　　二、档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则，依据分类方案和排列顺序编写档号。档号结构应统一采用“全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）-件号”进行编制，归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）。
企事业单位“管理类”文件材料，档号结构应采用“全宗号-GL•年度-保管期限-机构-件号”，或“全宗号-GL•年度-保管期限-件号”进行编制；保留党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类的单位，门类代码分别为DQ、XZ、JY、SC；党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理根据实际情况合并的，门类代码分别用两位中文首字母标识。如四大类下有复分的，档号结构应采用“全宗号-XZ△△•年度-保管期限-件号”进行编制，其中“△△”为二级类目代码，如XZ11。
全市各普通高校应根据《高等学校档案实体分类法》，并结合学校实际，编制档号。
　　三、纳入国家综合档案馆进馆范围的机关、团体、企事业单位和其他社会组织的全宗号由国家综合档案馆给定。全宗号采用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”。档案盒、档案目录、归档章上的全宗号应填写一致。
未纳入或暂未纳入国家综合档案馆进馆范围的企事业单位的全宗号用汉字标注单位规范化简称。
　　四、文书档案按机构（问题）分类的，机构（问题）项用汉字表示，如“办公室”。
　　五、件号是组件后的单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，不得以盒为单位流水编制件号。档案盒、档案目录、归档章上的件号应填写一致。
　　六、归档文件应在首页左上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章中的保管期限用“永久”“30年”“10年”标识，机构（问题）用中文简称标识，如“办公室”等。归档章使用“黑色”印油，归档章填写使用黑色书写材料进行书写。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条码等其他形式在归档文件上进行标识，不再使用归档文件封面代替归档章。
　　七、纸质归档文件应以“件”为单位编制页码，文件中有图文的页面为一页，页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册已编制页码，并且拟编制页码与原页码相同的，可保持原页码不变，不再重新编制页码。
　　八、归档文件以“件”为单位进行装订。应向国家综合档案馆移交的归档文件一律使用档案专用线装订。文件较薄的可使用直角装订；文件较厚的可使用“三孔一线”装订。用于装订的文件材料不能有金属物，不能包含或产生可能损害归档文件的物质，不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
　　九、归档文件的装盒，应按分类方案的最低一级类目的文件排列顺序进行，最低一级类目不同的归档文件不得装入同一盒内。
　　十、盒号即档案盒的排列顺序号，在档案盒盒脊或底边进行标注，每年形成的永久、30年、10年档案，盒号分别从“1”编制当年的流水号，暂用铅笔填写。档案移交进馆时，档案馆可根据进馆档案情况，调整盒号。
　　十一、归档电子文件整理应按照《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《企业电子文件归档与电子档案管理指南》执行，电子文件与纸质文件整理应保持一致。
　　十二、各部门（单位）使用的电子文档管理系统，应符合《规则》《数字档案室建设指南》《企业电子文件归档与电子档案管理指南》等相关规定。